Een smart office? Alleen slim wanneer het opbrengt!

Digitaal, dat is hoe we vandaag leven én werken. Niet alleen op onze smartphone of in onze woonkamer willen we de nieuwste snufjes en apps. Ook op kantoor willen we de nieuwste technologie om mee te werken. Smart offices zijn de toekomst. Slimme werkplekken die de efficiëntie, het welzijn en de gezondheid van werknemers ondersteunen. En die vooral ook voor werkgevers een grote meerwaarde zijn.

“76% van de Europese werknemers wil – zij het gedeeltelijk – op afstand werken” (McKinsey)

Het is duidelijk: vandaag willen we flexibel werken. Niet langer op 1 vaste plek. Maar ook niet langer op een plek zonder connectiviteit, comfort en ultieme functionaliteit.

Een werkvloer moet méér bieden dan een bureau en computer. Een bedrijf moet een werkvloer installeren die tegemoet komt aan heel wat individuele verwachtingen van haar werknemers. Meer nog, het wordt de sleutel tot rekrutering, retentie én operationele efficiëntie. Een smart office dus, en daar pluk je als bedrijf uiteindelijk ook de financiële vruchten van.

Tijdens het laatste Gumption Café gingen een aantal experten met elkaar in gesprek over de opmars en de voordelen van smart offices. En dat leverde interessante trends en inzichten op.

Trends op de kantoormarkt anno 2022

Algemeen spelen er vandaag twee grote trends op de kantoormarkt.

1. Traditionele kantoorgebouwen worden alsmaar vaker multifunctionele gebouwen.
2. We evolueren van een conventioneel kantoor naar een smart office.

“Waar we vroeger spraken van een kantoor van 7u ’s ochtends tot 19u ’s avonds, is het nu bijna een 24u/24u-activiteit geworden. Naast kantoorruimtes zijn er co-workingruimtes, ruimtes voor co-living tot zelfs hotels, restaurants, sportfaciliteiten …”, zegt Pierre Van Durme van Soulbricks.

Thuiswerk brak door tijdens de coronapandemie en is sindsdien niet meer weg te denken. Alleen heeft niet iedereen de mogelijkheid om van thuis uit te werken. Bovendien vinden mensen het belangrijk om op kantoor dezelfde faciliteiten te hebben als thuis.

De voordelen van een smart office? Met een slim kantoor heb je een stapje voor in de war of talent. En investeren in smart offices is een manier om ziekteverzuim en langdurige afwezigheid te voorkomen, door het kantoor zo aangenaam mogelijk te maken.

Daarnaast speelt een smart office in op het nieuwe goud: data. En meten is weten. Wat is de beste werkplek? Hoe lang wordt die gebruikt? Zo kan je een werkomgeving optimaliseren en personaliseren. Een smart office is ten slotte ecologisch een goede zaak.

Wat is een smart office?

Smart offices zijn de toekomst. Maar wat is zo’n slim kantoor precies? Een generieke of eenduidige definitie van een smart office bestaat niet. Het belangrijkste is dat ieder bedrijf voor zichzelf kijkt naar wat slim is om te doen, zonder te focussen op de hoeveelheid bits & bytes.

Trends zomaar kopiëren heeft weinig zin. Het allerbelangrijkste? Een goede check: welke technologie kan je kantoor slimmer kan maken en heeft echt zin voor jouw bedrijf?’.

“'Explorers get shot, settlers get rich'. Helemaal voorin lopen en meteen ergens induiken, betekent dat je de grootste risico’s opvangt. Kom je net iets later, dan profiteer je veel meer van de voordelen”, zegt Pieter Hermans van DNCS.

Wat maakt een bedrijf zo efficiënt mogelijk? Maximale communicatie en connectie, alles op elkaar afgestemd en dat allemaal op een energiezuinige manier. Digitale collaboratie is het doel. Hoe vergaderen we vandaag? Niet langer enkel of voornamelijk fysiek. Een online meeting is perfect ingeburgerd. Als het moet zelfs vanuit de wagen. Digitaal samenwerken wordt de norm. De uitdaging voor veel bedrijven is om al die online informatie veilig bij elkaar te krijgen en te documenteren wat er achteraf moet gebeuren.

“Er ontstaan ‘fygitale’ bedrijven, waar de fysische en de digitale wereld samenvloeien. En de uitdaging bestaat erin om kantoren daarop af te stemmen”, voegt Pieter Hermans eraan toe.

Hét kantoor bestaat niet

Smart offices vind je trouwens niet alleen in gebouwen die bedoeld zijn als kantoorruimte. Hét kantoor bestaat niet meer. Ook residentiële gebouwen worden tegenwoordig uitgerust met co-workingruimtes. Thuiswerkers willen niet per se geïsoleerd in hun eigen bureautje of woonkamer zitten.

En niet alleen kantoren, maar ook loodsen en opslagruimtes worden volop slimmer gemaakt. Slimme apparatuur is 1 ding, maar je moet ze ook laten communiceren met elkaar én je moet iets doen met de data die je opvangt. Daarvoor moet er overal connectie zijn, in het hele bedrijf en met iedereen.

Mensen op verschillende plaatsen met elkaar connecteren, wil ook zeggen dat er meer en sterkere beveiliging van data nodig is. Zeker wanneer slimme toepassingen en applicaties werken met biometrische gegevens. Daarmee moet je erg voorzichtig omgaan, omwille van de GDPR-wetgeving.

Wat maakt een kantoor tot een smart office?

Hoe kan digitale technologie bijdragen tot slimmere kantoren? Het lijkt een evidentie, maar dat is het niet. Een goed uitgedacht plan van aanpak is stap 1. Hoe organiseer je technologie? Hoe kan die jouw bedrijf vooruithelpen?

Niet alle applicaties en slimme oplossingen die vandaag op de markt zijn, zijn al matuur genoeg om te implementeren. Als je iets installeert en het brengt niets op, dan wordt het een te grote kost.

“Een technologie is pas slim als ze voor jou efficiënt is en iets oplevert", zegt Tomas Van Look van HomeInvest.

Wat brengt een smart office op?

Een smart office mag dus geen kost zijn, wél een investering. Het verschil tussen kost en investering is opbrengst. Een smart office wordt een investering als ze iets oplevert. Met andere woorden: een smart office is niet slim als ze niet opbrengt.

Scheid het kaf van het koren. Weet wat er beschikbaar is. Maar zorg er daarnaast voor dat je bedrijf kan terugvallen op empirische data om slimme oplossingen te kunnen betrekken op je de organisatie.

Een toolbox met heel wat gereedschap waarover iedereen enthousiast is, is goed. Maar dan is het de boodschap om de magische formule te vinden om er de middelen uit te halen die voor je bedrijf en je klanten werken en opbrengen.

Meer weten over smart offices?

Download de checklist en ontdek de mogelijkheden van smart tech voor jouw kantoorgebouw.